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Prozesse digitalisieren am Beispiel eines gewerblichen KMU’s

Durch Digitalisierung interner Prozesse und Nutzung von Cloud-Services Zeiteinsparung in der Administration – am Beispiel eines gewerblichen KMU’s

Ausgangssituation

Im Rahmen der KMUdigital Initiative wurde eine Potenzialanalyse zur
Digitalisierung durchgeführt. Der Unternehmer stockte aufgrund der guten Auftragslage auf 12 Mitarbeiter auf. Der administrative Aufwand, sowie der Druck, neue Aufträge zu erlangen, stieg damit. Da dem Unternehmer das Verhältnis “unproduktiver Mitarbeiter” zu “produktiver Mitarbeiter” auf der Baustelle wichtig war, sollte kein zusätzlicher Mitarbeiter für Organisatorisches angestellt werden. Die Konsequenz: die internen Prozesse mussten neu betrachtet und digitalisiert werden, um hier Einsparungen zu erzielen.

Zielsetzung

Damit einhergehend wollte der Unternehmer die internen Prozesse mit Hilfe digitaler, mobiler Möglichkeiten aufsetzen und Synergien nutzen.

Beratungskonzept

  • Bestehende interne Prozesse festhalten (Ist-Prozesse), überdenken und gegebenenfalls neu definieren (Soll-Prozesse)
  • daraus resultierenden Anforderungskatalog erstellen
  • Vergleich des Anforderungskataloges mit den Möglichkeiten des Herstellers besprechen

Umsetzung

  • Ist/Soll Vergleich der Prozesse
  • Abgleich des Soll-Prozesses mit den Möglichkeiten des Softwareherstellers
  • Besprechung mit dem Softwarehersteller sowie Erhebung der Kosten
  • Gegenüberstellung Kosten versus Nutzen (Zeitersparnis)
  • Die zukünftige Anschaffung der Software wurde seitens des Kunden beschlossen
  • Die Umsetzung soll im Rahmen der KMUdigital 2.1 Umsetzungsförderung erfolgen. Damit werden zukünftig administrative Tätigkeiten digitalisiert (Zeiterfassung, Auftragszuteilung, Personalplanung, Fotodokumentation, usw.)

kritische Faktoren/Herausforderungen

  • Das Auseinandersetzen eines Handwerkers mit seinen eigenen Prozessen (es fehlt die Sensibilität, dass es sich beim Tun auch um Prozesse handelt)
  • Fehlendes technisches Wissen bzw. Berührungsängste mit der Technik
  • Zeitfaktor, da der Handwerker als sogenannter Mangelberuf immer sehr gut gebucht ist

Erfolgsfaktoren

  • Mit kleinen Lösungen wie z.B. der Nutzung von Cloudservices (onedrive) gleich erste Problemlösungen zu liefern und mittels dieser Erfolgserlebnisse die Berührungsängste nehmen
  • Technische Funktionen anhand von Beispielen zeigen oder beschreiben
  • Konsequenz im Beratungsverlauf

Ergebnis/Kundennutzen

Die größte Probleme, die Fotodokumentation an den Kunden sowie Datensicherheit, konnte mittels Office 365 und Onedrive für den Kunden gelöst werden. Seither werden aktuelle Fotos im gemeinsamen Projektordner direkt von der Baustelle hochgeladen und der Kunde (Hausverwaltung) kann die Bilder downloaden.

Die Daten befinden sich nicht mehr am Laptop, sondern in der Cloud, wodurch u.a. das Backup-Problem gelöst wurde.
Die Umsetzung zur Digitalisierung in der Administration soll nun im Rahmen der KMUdigital 2.1 Umsetzungsförderung erfolgen. Damit werden zukünftig administrative Tätigkeiten digitalisiert (Zeiterfassung, Auftragszuteilung, Personalplanung, Fotodokumentation, usw.)